Die Zukunft des Büros ist papierlos

Görlitz, 3. Mai 2019. Industrie 4.0 und die Forderungen nach einem ein überall verfügbaren schnellen Internet sind in aller Munde, doch in vielen Betrieben und Verwaltungen scheint die Welt in der digitalen Steinzeit stehengeblieben. "Da werden elektronisch vorliegende Textdokumente abgeschrieben oder bereits erfasste Daten erneut von Hand eingegeben", ist eine Erfahrung, die der Unternehmensberater Thomas Beier aus Markersdorf bei Görlitz gemacht hat. Einfachste Hilfsmittel wie Datenaustauschformate, Tastasturkürzel oder die sichere elektronische Ablage von Dokumenten seinen in vielen Büros schlichtweg unbekannt. Die Leistungsfähigkeit von Standardsoftware oder des PDF-Datenformats würde oft nur ansatzweise genutzt – kein Wunder also, wenn statt des möglichen papierlosen Büros immer mehr Papier produziert wird. Wie kann man gegensteuern?
Abbildung oben: Die Tage der großen Papiermengen und damit von Büroklammer, Heftgerät, Locher, Aktendulli und Aktenordner samst platzraubendem Regal sind gezählt

Papierloses Büro im Privathaushalt wie im Unternehmen

Im Leben entwickelt sich alles weiter, egal ob es dabei um Kleidungsstile oder die Technik geht. Spätestens seit dem erscheinen der iPad Pro Tablets von Apple sind immer mehr Personen privat zu einem papierlosen Büro – auch Home Office genannt – übergegangen. Doch nicht nur im Privatbereich, sondern auch im Unternehmen ist dies sinnvoll. Der Anfang und die Vorbereitung (auch, um die Rechtssicherheit entsprechend der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, zu wahren) mögen aufwendig sein und kompliziert erscheinen, aber ist die Umsetzung des papierlosen Büros erst einmal erledigt, ist man in seiner Arbeit wesentlich flexibler und produktiver.

Vorbereitung ist das A und O

Grundlage für das papierlose Büro ist es erst einmal, die auf Papier vorhandenen und eingehenden Unterlagen zu digitalisieren, das heißt, dass man alle Dokumente digital archivieren muss. Dieser Prozess nimmt die meiste Zeit in Anspruch. Sämtliche Rechnungen und Dokumente müssen eingescannt werden. Optimalerweise werden diese Dokumente zeitgleich sortiert in Kategorien und entsprechend gespeichert. Am Besten man macht es gleich von Anfang an richtig und analysiert zunächst alle Bereiche im Unternehmen und schaut, wo man auf Papier verzichten kann und wo man dies vielleicht bereits tut. Nach der Analyse hat man einen guten Überblick und kann schauen, in welchen Abteilungen oder Unternehmensbereichen der Verzicht auf Papier stärksten Einspareffekte bringt und wo man entsprechend anfängt.

Mit der Digitalisierung der Dokumente werden sich alle Mitarbeiter erst einmal umstellen müssen; vor allem jene, die viel mit Papier gearbeitet haben und sich jetzt einen digitalen Work-Flow aneignen müssen. Sämtliche Mitarbeiter sollten mit der neuen Archivierungssoftware vertraut gemacht werden, was gewöhnlich keine sonderliche herausforderung ist, wenn man schon am Computer gearbeitet hat. Ein weiterer Punkt, der essenziell ist, ist das Backup. Gerade von den wichtigsten Dokumenten der eigenen Firma und der Kunden, beispielsweise den Handelsbriefen wie beispielsweise Angeboten und Verträgen, sollte mindestens täglich ein automatisches Backup über ein NAS-System (externer oder interner Cloud-Speicher) angefertigt werden.

Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros

Wie überall entstehen mit so einer Veränderung Vor- und Nachteile. Ein großer Vorteil ist ganz klar, dass man Platz hat und Chaos beseitigt: Durch die Digitalisierung fliegt kein Papier mehr durch die Gegen oder übernimmt den Schreibtisch. Auch das Vergessen von Dokumenten ist ade. Durch die heutigen Cloud-Dienste stehen – entsprechend erteilter Zugriffsrechte – sämtliche Dokumente auf jedem Endgerät an jedem Ort zur Verfügung, was die Effizienz um ein Vielfaches erhöht. Auch werden Kosten dadurch gespart, dass keine Berge von Papier mehr gedruckt werden müssen. Dies schont übrigens zudem gleich die Umwelt mit, womit man eventuell sogar werben kann.

Der anfängliche Aufwand gehört definitiv zu den Nachteilen. Aber im Endeffekt ist man froh, wenn die Umstellung geschafft ist und man die Vorzüge genießen kann. Für den Zugriff auf extern gespeicherte Dokumente (ein Vorteil bei Einbruch und im Brandfall) ist man auf eine stabile Internetverbindung angewiesen. Auch geht es nicht ohne Stromversorgung. Sollte die Elektrizitätsversorgung einmal ausfallen kommt man temporär nicht mehr an die Dokumente heran, es sei denn, man hat eine unterbrechungsfreie Stromversorgung – Stichwort USV – mit ausreichender Batteriekapazität installiert.

Auf einen Blick sind die Haupteffekte eines papierlosen Büros

• der einfache und schnelle Zugriff auf Dokumente, auch von unterwegs, wobei festgelegt werden kann, wer welche Unterlagen sehen und gegebenenfalls bearbeiten darf,
• der Platzgewinn in Büroräumen und Archiven,
• der Schutz vor physischem Diebstahl von Dokumenten und vor Brand- und Wasserschäden wie auch vor dem "Verschwindenlassen",
• die Kostenersparnis für Papier und Druck, oft auch für weitere Kopien (mehrfache Ablage), zugleich Umweltentlastung,
• die Einsparungen bei der Aktenverwaltung und schließlich der Aktenentsorgung,
• der gleiche Aktualisierungsstand aller Dokumente für alle Nutzer und Bearbeiter und
• die Zeitersparnis für die Ablage und vor allem bei der Suche nach Unterlagen.

Last not least: Auch, wer mit seinem Büro umziehen muss, weiß es zu schätzen, wenn dort das Papierzeitalter bereits beendet wurde.