Was wissen Sie über ihre Mitarbeiter?

Görlitz, 8. Dezember 2020. Von Thomas Beier. Was in den Köpfen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgeht, welche Bedürfnisse diese haben, ob sie ihre berufliche Perspektive im Unternehmen sehen, ob sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind oder sogar begeistert davon, wo sie Verbesserungsansätze sehen und vielleicht auch welchen Irrtümern und Vorurteilen sie unterliegen, das möchte so manche Führungskraft gern wissen. Eine professionelle Mitarbeiterbefragung fördert zutage, was sonst verborgen bleibt.

Befragungen als Methode der Datengewinnung und als Form der Beteiligung

Zwar kann man aus regelmäßigen Mitarbeitergesprächen schon einiges erfahren, doch wer ist als Angestellter im Gespräch dem Chef oder der Chefin gegenüber schon zu 100 Prozent offen und ehrlich? Um ein möglichst umfassende Bild zu erhalten, wird dann gern auf Mitarbeiterbefragungen gesetzt.

Nun sind Befragungen ein durchaus häufiges Instrument, das nicht nur in Unternehmen eingesetzt wird. Im Vorjahr etwa hat die Marketinggesellschaft Oberlausitz-Niederschlesien 6.000 Unternehmer zum Wirtschaftsstandort Oberlausitz befragt, im gleichen Jahr gab es eine Online Befragung von Eltern zu Angeboten für Familien im Landkreis Görlitz, UNICEF Görlitz hat Kinder und Jugendliche zu Kinderrechten befragt, die "Engagierte Stadt Görlitz" hat zu Weiterbildungen auf diese Weise Informationen zu Weiterbildungen erhoben und die Stadt Görlitz hat ihre Bürger mit einer Befragung einbezogen, um Aussagen zur Görlitzer Kultur im Jahr 2030 zu gewinnen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Im betrieblichen Umfeld ist eine Befragung nicht nur ein Instrument zur Erhebung von Daten und zur Informationsgewinnung, sondern zudem ein Instrument der Mitarbeiterbeteiligung und damit der Mitarbeitermotivation – wenn alles richtig gemacht wird. Es darf sich nämlich nicht das Gefühl einstellen, die Teilnahme an der Befragung sei nur eine Formsache und hinterher wirkungslos verpufft.

Mitarbeiterbefragungen richtig vorbereiten und durchführen

Mitarbeiterbefragungen insgesamt sind ein besonders sensibles Feld, weshalb sie als Beispiel dafür dienen sollen, worauf bei Befragungen geachtet werden sollte.

Bereits vor einer Befragung – noch bevor die ersten Gerüchte auftauchen, dass eine Mitarbeiterbefragung stattfinden soll – muss diese von der Geschäftsleitung offiziell angekündigt werden. Dazu gehört, verständlich zu erklären, welche Erkenntnisse gewonnen werden sollen. Bei einer anonymen Befragten muss zudem erläutert werden, wie einerseits die Anonymität gewahrt, andererseits aber die Teilnahmemöglichkeit für jeden gesichert wird und Mehrfachteilnahmen verhindert werden. Zugleich ist ein Ansprechpartner – oft ein Betriebsrat – zu benennen, der während des gesamten Projekts für Fragen zur Verfügung steht und diese gegebenenfalls mit der Geschäftsleitung klärt.

In der Befragungspraxis ist es immer wieder geradezu unglaublich, welche Fantasien manche Befragungsteilnehmer entwickeln, was alles aus einer Befragung an Informationen über einzelne Personen gewonnen werden könnte. Schon deshalb sind Unternehmen gut beraten, nicht alle denkbaren Daten zu erheben. Außerdem muss bedacht werden, dass Fragestellungen zugleich stets eine Aussage liefern. Deshalb kann es zweckmäßig sein, bei bestimmten Fragen zugleich den Hintergrund der Frage zu erläutern.

Hohe Beteiligung sichern

Ein weiterer Punkt ist es, eine möglichst hohe Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung zu erreichen, damit ein realistisches Bild entsteht, das nicht nur einzelne Meinungsgruppen widerspiegelt. Dazu ist es hilfreich, die Teilnahme an der Befragung zu stimulieren. Wer das für unnötig erachtet, kann schnell erleben, dass sich nur die "Extremisten" an der Befragung beteiligen – nämlich jene, für die die Befragung ein willkommenes Ventil für ihren Frust ist, der bei dieser Gelegenheit endlich einmal abgelassen werden kann, und für jene, die glauben, durch Lobhudeleien und Ergebenheitserklärungen Vorteile beim Schaulaufen der Aufstiegswilligen erlangen zu können. Die eigentlich wertvollen Aussagen der anderen tauchen dann mangels Teilnahme im Befragungsergebnis nicht auf.

Problem dabei: Ein Teilnahme innerbetrieblich zu stimulieren, etwa durch kleine Geschenke für die Befragungsteilnehmer, ist schwierig, droht doch fast immer die Gefahr, dass die Stimuli als geldwerter Vorteil lohnsteuerliche Konsequenzen mit sich bringen. Man sollte seine Gaben also vorher mit dem Steuerberater abklären und – ein Tipp – mal fragen, wie es sich denn mit Gutscheinen für Fachbücher verhalten würde.

Interessant: Was meinen Sie, wie ist das bei den anderen?

Sind die Rahmenbedingungen der Mitarbeiterbefragung geklärt muss aufgelistet werden, was überhaupt in Erfahrung gebracht werden soll. Bei sicherlich den meisten Befragungen fallen die Fragesteller jedoch so sehr mit der Tür ins Haus, dass die Antworten nicht viel Wert haben. Wird der Mitarbeiter nämlich direkt befragt, dann neigt er zu Antworten, die ihm keinen Schaden bringen, falls er identifiziert würde. Als Beispiel würde die Frage "Wie gut nutzen Sie Ihre Arbeitszeit aus?" meist anders – nicht so ehrlich – beantwortet werden wie die Frage "Was glauben Sie, wie gut nutzen Ihre Kollegen ihre Arbeitszeit aus?" – die Frage nach dem Verhalten oder der Sichtweise der anderen führt oft zu realistischeren Antworten.

Zur Frage, was wohl die anderen denken, wird gern unter Teamleitern von Interviewern, die Haushaltsbefragungen durchführen, Folgendes kolportiert: Es ist durchaus bekannt, dass die Interviewer nicht unbedingt nach dem vorgegebenen Schema durch ein Wohngebiet ziehen, sondern sich lieber ins Caféhaus setzen und dort stellvertretend für die zu Befragenden die Fragebögen ausfüllen. Das wird stillschweigend akzeptiert, denn: Wenn sie die Situation der zu Befragenden gut kennen, entsteht auf diese Weise ja durchaus ein realistisches Meinungsbild.

Typische Befragungsfallen

Ein gar nicht so seltener Fehler ist es, mit einer Mitarbeiterbefragung den Eindruck einer "Wünsch Dir was!"-Veranstaltung zu vermitteln. Enttäuschung ist vorprogrammiert, wenn keine der Maßnahmen, die in einer Befragung bewertet werden sollen, umgesetzt wird oder wenn auf Grundlage des Befragungsergebnisses Entscheidungen getroffen werden, die gar nicht im Sinne der Befragten sind. Überhaupt ist es in manchen Fällen besser, gar kein Meinungsbild zu erfassen, sondern dem einzelnen Mitarbeiter die Auswahl zu überlassen, etwa wenn es um Anreizprogramme geht, die eine Entscheidung zwischen frei nutzbarer Arbeitszeit, der Förderung eines Kita-Platzes oder der Anreise mit Bus, Bahn oder Fahrrad erfordern.

Bei Fragen, die mittels einer Rangskala beantwortet werden sollen, muss die Auswahl stets eine geradzahlige Anzahl von Optionen enthalten, weil das eine Tendenzaussage erzwingt. Würde etwa zu einer Bewertung auf einer Skala von 1 (sehr schlecht) bis 5 (sehr gut) aufgefordert, würden es sich die meisten der zunächst Unschlüssigen einfach machen und mit der 3 die Mitte wählen. Reicht die Skala aber von 1 bis 4 wird eine Entscheidung zwischen "eher schlecht" und "eher gut" erzwungen.

Mit sogenannten offenen Fragen, die einen Text als Antwort zulassen, sollten Fragebogenentwickler oder Anwender von Befragungssoftware sehr sparsam umgehen. Antworttexte lassen den Auswertungsaufwand explodieren und entziehen sich der unmittelbaren statistischen Auswertung.

Last not least: das Befragungsergebnis

Je größer und umfassender eine Mitarbeiterbefragung angelegt ist, umso eindrucksvoller müssen deren Ergebnisse präsentiert werden. Gute Kommunikationswege sind hier eine Betriebsversammlung oder die Betriebszeitung, gegebenenfalls als Sonderausgabe. Eine Befragung ohne Feedback an die Befragten wirkt demotivierend. Natürlich müssen nicht alle Befragungsergebnisse detailliert wiedergeben werden, aber Tendenzaussagen und mögliche daraus abgeleitete Entscheidungen – ohne gleich Verpflichtungen einzugehen – sind für die Befragten interessant.

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